Contexte
Le projet est lancé pour répondre à l’évolution des normes de dématérialisation des factures et pour automatiser le traitement comptable fournisseur de bout en bout.
Il est conçu pour rester compatible avec les lois européennes de dématérialisation des factures.
Au dernier pointage documenté (mars 2026), il est en phase de mise en production. L’enjeu ne se limitait pas à numériser des factures : il fallait articuler commandes issues de CARL, bons de livraison scannés, factures reçues dans Microsoft 365 et écritures attendues par CEGID, sur un flux de plus de 300 factures fournisseurs par mois.
L’approche retenue s’appuie sur Therefore comme GED et moteur de workflow, avec Smart Capture pour l’extraction des données facture.
Rôle
- J’ai cadré le besoin, l’enchaînement cible du flux et les points de contrôle entre achats, maintenance et comptabilité.
- Je suis intervenu sur le cadrage, l’intégration, les tests et le pilotage de la mise en production.
- J’ai guidé Canon sur l’interface CARL via API REST et sur la structure du fichier d’écritures attendu par CEGID.
- J’ai développé le script qui récupère le fichier d’écritures via FTP et le dépose dans CEGID.
Périmètre / fonctionnalités
Le dispositif organise un flux continu entre achats, maintenance, GED et comptabilité, avec un traitement automatique des cas conformes et une bascule en validation dès qu’un écart apparaît.
- Récupérer les bons de commande via CARL, les bons de livraison scannés et les factures fournisseurs via Microsoft 365.
- Extraire via Smart Capture les informations de pied de facture, les lignes et le numéro de commande.
- Rapprocher commande, livraison et facture.
- Contrôler la conformité des quantités et des montants.
- Générer en cas de conformité un fichier d’écritures comptables avec analytique, puis le déposer dans CEGID.
- Basculer en validation lorsqu’un écart est détecté.
- Prévoir une évolution de la collecte des factures vers les plateformes légales agréées.
Décisions / arbitrages
- Maîtrise des interfaces : je me suis appuyé sur Therefore et Canon pour la GED et les workflows, mais j’ai gardé en interne la maîtrise des interfaces critiques avec CARL et CEGID.
- Contrôle par exception : j’ai structuré le dispositif autour d’un contrôle par exception : traitement automatique en cas de conformité, validation uniquement en cas d’écart.
- Alignement comptable : j’ai veillé à ce que l’automatisation reste alignée sur les contrôles comptables attendus, et pas seulement sur une logique documentaire.
Résultats / apports
- Une architecture de flux est en place, de la commande jusqu’au dépôt des écritures comptables.
- Le dispositif formalise un traitement explicite des non-conformités au lieu de laisser la comptabilité reconstituer les écarts à la main.
- Le rapprochement automatisé met plus facilement en évidence des erreurs de facturation.
- La volumétrie ciblée dépasse 300 factures fournisseurs par mois.
- En cas de conformité, le contrôle d’une facture prend quelques secondes au lieu de plusieurs longues minutes.
- La cible organisationnelle est de ramener la charge de traitement d’environ 1 à 1,5 personne avant projet à environ 0,5 personne.
- Le taux réel d’automatisation et la charge manuelle résiduelle restent à confirmer après stabilisation.